Een bedrijfsfeest aan het einde van het jaar is dé gelegenheid om samen met collega’s het afgelopen jaar te vieren en vooruit te kijken naar wat de toekomst brengt. Het biedt een mooie kans om waardering te tonen, teamgeest te versterken en even los te komen van de dagelijkse werkdruk. Maar het organiseren van een geslaagd bedrijfsfeest vergt wel wat planning en organisatie. Waar moet je allemaal aan denken? Wat heb je op locatie en wat moet je huren bij een evenement verhuurbedrijf? Hieronder bespreken we enkele belangrijke aspecten om van je evenement een succes te maken.
1. Het doel en de doelgroep bepalen
Voordat je begint met het regelen van details zoals locatie en catering, is het belangrijk om het doel van het bedrijfsfeest vast te stellen. Is het een informele gelegenheid om het jaar af te sluiten, een formeel diner, of wellicht een thematisch evenement waarbij successen worden gevierd? Daarnaast moet je rekening houden met de samenstelling van het personeel. Wat vindt je team leuk? Zijn er veel jonge werknemers die houden van een actief feest of is het gezelschap gemêleerder, waarbij je ook rekening houdt met verschillende smaken?
2. Bepaal een budget
Het budget is een van de belangrijkste pijlers bij het organiseren van een bedrijfsfeest. Het bepaalt de keuze van de locatie, de catering en het entertainment. Zorg ervoor dat je een realistisch budget opstelt waarin je rekening houdt met onvoorziene kosten. Het kan verstandig zijn om per onderdeel (locatie, eten en drinken, entertainment) een marge aan te houden.
Je huurt het voordeligste meubilair hier!
3. De locatie
De keuze van de locatie is cruciaal voor de sfeer van het feest. Wil je het groots aanpakken en een externe feestlocatie huren? Of houd je het kleinschalig binnen het kantoor of in een lokaal restaurant? Denk hierbij aan praktische zaken zoals bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en of er ruimte is voor eventuele entertainment of activiteiten. Ook de capaciteit van de locatie moet overeenkomen met het aantal verwachte gasten. Wist je dat je op een evenement locatie soms ook de keus hebt eigen meubilair of inrichting te verzorgen? Bij Imagine huur je niet alleen meubilair maar bijvoorbeeld ook heaters, decoratie, hekwerk en andere evenement benodigdheden
4. Catering en dranken
Een feest staat of valt met goede catering. De keuze tussen een buffet, een formeel diner of een foodtruck hangt af van de stijl van het evenement. Houd rekening met dieetwensen van medewerkers, zoals vegetarische, veganistische of glutenvrije opties. Wat betreft drank, kun je kiezen voor een open bar, een beperkt aantal consumpties of alleen non-alcoholische dranken, afhankelijk van het budget en het karakter van het feest. Vergeet niet dat er ook personeel moet zijn om het eten en drinken te serveren.
Tip: bekijk hier onze complete bar of enkel een koelbuffet
5. Entertainment
Entertainment zorgt voor een onvergetelijke sfeer en kan de toon zetten voor het feest. Afhankelijk van het budget en de voorkeuren kun je kiezen voor een DJ, een liveband, een komiek of een interactieve activiteit zoals karaoke of een fotobooth. Denk ook aan originele vormen van vermaak zoals een casino-avond, een quiz of een dansvloer met een themafeest zoals de jaren ’80 of ’90. Het belangrijkste is dat het past bij de cultuur van het bedrijf en de voorkeuren van de werknemers.
Tip: vergeet het podium niet voor jouw entertainment!
6. Sprekers of prijsuitreikingen
Veel bedrijven grijpen het eindejaarsfeest aan om een formeel element toe te voegen, zoals een speech van de directie of het uitreiken van prijzen aan medewerkers. Dit kan een mooie manier zijn om dankbaarheid en erkenning uit te spreken voor behaalde successen en om extra motivatie te geven voor het komende jaar. Zorg ervoor dat de speeches kort en krachtig zijn, zodat ze het feest niet te lang onderbreken.
Huur direct een spreekkatheder!
7. Thema of dresscode
Een thema kan het feest net wat extra flair geven. Denk aan een winterwonderland, een glamour party of zelfs een “foute kersttruien” thema. Dit maakt het makkelijker om de decoraties, de muziek en zelfs het eten aan te passen. Een dresscode, zoals black-tie of casual chic, kan ervoor zorgen dat iedereen zich speciaal voelt, en het geeft richting aan de sfeer van het feest.
8. Communicatie en uitnodigingen
Duidelijke communicatie is essentieel. Stuur ruim van tevoren uitnodigingen naar alle medewerkers en vermeld daarin belangrijke informatie zoals de datum, locatie, tijd, dresscode en eventuele bijzonderheden (bijvoorbeeld dieetwensen of het meenemen van partners). Door tijdig te communiceren, geef je je collega’s voldoende tijd om het feest in hun agenda te plannen.
9. Veiligheid en verantwoordelijkheid
Bij een feest waar alcohol geschonken wordt, is het belangrijk om ook na te denken over veiligheid. Regel eventueel vervoer terug naar huis, zoals taxi’s of een bus, of overweeg het aanbieden van een alcoholvrij alternatief voor diegenen die liever niet drinken. Dit laat zien dat je als bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor het welzijn van je medewerkers.
10. Evaluatie
Na afloop van het feest is het een goed idee om een korte evaluatie te doen. Vraag feedback aan de aanwezigen over wat goed ging en wat er beter kon. Dit helpt je om toekomstige evenementen nog succesvoller te maken. Bovendien laat het zien dat je waarde hecht aan de mening van je medewerkers.
Tot slot: genieten en verbinding
Een goed georganiseerd bedrijfsfeest kan bijdragen aan een positieve werksfeer en versterkt de band tussen collega’s. Het is een investering in het team, en het geeft werknemers de kans om op een informele manier met elkaar in contact te komen. Door de juiste keuzes te maken en te zorgen voor een gestructureerde planning, kan je bedrijfsfeest een van de hoogtepunten van het jaar worden.
Met een beetje creativiteit en aandacht voor detail wordt het eindejaarsfeest een evenement waar je collega’s nog lang over zullen napraten. Benieuwd wat wij van Imagine Event & Partyverhuur voor je kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag op weg naar een stralend evenement!
Geluidsinstallatie huren bij de ene leverancier, houten vloer bij de andere? Niet nodig! Met ons uitgebreide aanbod aan feest benodigdheden huurt u rechtstreeks alles wat u nodig heeft.
Wij zijn er voor onze klanten. Altijd en overal. Dag en nacht. Razendsnel schakelen voor last-minute partyverhuur? Laat ook dat maar aan ons over!
Kwaliteit telt. Daarom werken we alleen met de allerbeste apparatuur en materialen. Bovendien controleren en testen we deze na elk gebruik. Zo bent u altijd zeker van producten die 100% werken!
Waarom Imagine?
Onze vaste partner in event- en partyverhuur. Fijne samenwerking, betrouwbaar bedrijf, goede service en Imagine levert mooie materialen.
Van Genderen Tentverhuur
“AANRADER! Voor onze bruiloft heeft Imagine Event & Partyverhuur de verlichting, geluid en het meubilair verzorgt. Het was top geregeld en zag er fantastisch uit. Flexibel en goede communicatie. Echt ’n aanrader!”
Tanja Erkel
Prima service! Snelle reacties op mails / telefoontjes. Vriendelijke klantenservice.
Manja Laurant
Al jaren werken wij in volle tevredenheid met Imagine. Denken mee, komen afspraken na en de materialen zijn in top staat en netjes voor elkaar! 🙂
Kortom een betrouwbare partner waar je op kunt bouwen!
Kelvin van Santen - KVS- horen | zien | beleven
Wij van ZZ partytotaal hebben een hele fijne samenwerking met Imagine, komen afspraken na, denken mee.
Marijke van Asch
Snelle service en een mooie inrichting. Peter en Patrick… top gedaan!
Luke van Noord
Rene Verhoeven
Hoog kwaliteit spullen en denkt graag met je mee. Super snelle communicatie en heel fijn om mee samen te werken.
Roel Smink
Prettige partner om mee samen te werken. Leveren kwalitatief goede materialen en zijn goed bereikbaar om afspraken te checken. Ik heb nu 3 evenementen met ze gedraaid en gaan in juni weer op voor het volgende evenement. Kortom: aanrader.
Bas van de Besselaar
Fijne verhuurpartner om mee samen te werken. Denken mee en zijn zeer flexibel. Voor alle evenement gerelateerde producten raden wij deze partij dan ook zeker aan.
De-LO Verkoop & verhuur
Prima aanbod, service en prijzen.
Thijs Vosmeijer
De Vogelvriend heeft op vrijdagavond 26 januari 2024 een lezing verzorgd over een rondreis door Uganda.
Degene die de lezing zou presenteren had geen beamer en de vereniging ook niet.
Via googel kwam ik bij Image/Event & Party verhuur Midden Nederland uit.
Er werd deskundig advies gegeven en er werd ook meegedacht door de werknemer om er een extra statief bij te leveren.
Ik kan de firma Imagine aanraden voor evenementen c.q. lezingen.
Ik heb het als zeer prettig ervaren.
Herman Kleijn
Als horeca aangelegenheid met daaraan gekoppelde organisatie van evenementen, zoek je altijd naar samenwerkingspartners die het vak verstaan. Imagine Event & Partyverhuur is voor ons zo een partner naar nu blijkt, die zich perfect in onze werkwijze kan verplaatsen. Professioneel, nakomen van afspraken en flexibiliteit tonen, de kern ingrediënten voor succes in samenwerken. De gasten van Mr. James Food & Drinks merken dat en zien het in de volledige opgebouwde entourage. Dat vertelt alles over Imagine Event & Partyverhuur.
Rene - Mr. James Food & Drinks
Al jaren onze vaste partner in licht , geluid en evenementen diensten voor ons Zomerfeest. Leveren kwalitatief goede materialen en diensten aan. Een zeer betrouwbare partner, korte lijntjes, fijne service, snel schakelen en denken ook proactief mee. Fijn om zo ondersteund en ontzorgd te worden.
Oranjevereniging Haaften